Согласитесь, от вашей собранности и организованности во многом зависит результативность вашей работы, а следовательно, и ваша репутация, а в конечном счете — карьера. Но всегда ли вы можете похвалиться тем, что моментально найдете необходимый вам документ, в нужный момент вспомните номер телефона, или никогда не перепутаете время встречи? Если вы хотите навсегда обезопасить себя от […]
Сообщение Как стать более организованным появились сначала на Lady Boss: электронный женский журнал.
Согласитесь, от вашей собранности и организованности во многом зависит результативность вашей работы, а следовательно, и ваша репутация, а в конечном счете — карьера. Но всегда ли вы можете похвалиться тем, что моментально найдете необходимый вам документ, в нужный момент вспомните номер телефона, или никогда не перепутаете время встречи? Если вы хотите навсегда обезопасить себя от подобного рода неприятностей, следует всего лишь несколько изменить способы организации своего рабочего пространства. Несколько простых правил помогут вам в этом.
Убрать все ненужное
Приучите себя держать на столе перед глазами только то, что актуально на текущий момент, все остальное убрать подальше. Так, план проведения предстоящей презентации может «притаиться» под сводной таблицей результатов работы отдела за прошлый год, вы будете терять время и нервы на поиски. Проведите «инвентаризацию»: оставить нужное и актуальное; нужное, но не актуальное — переместить в архив, ненужное — в урну. Но даже старые документы не следует хранить в беспорядке — ведь когда-то они могут понадобиться, и вы опять потеряете время на поиски. Сгруппируйте аналогичные по назначению документы и разложите их в хронологической последовательности — так поиск любого документа займет считанные минуты. Для удобства вы можете даже с торца полок, на которых хранятся документы, приклеить указатели: к примеру, «отчеты 2016». По такому же алгоритму наведите порядок и в компьютере, и во всем кабинете. Вы удивитесь, насколько быстрее и удобнее вам станет работать.
Уборка регулярно
Приучитесь поддерживать порядок не от случая к случаю, а регулярно. Так, имеет смысл после каждого завершенного проекта разобрать все документы, к нему относящиеся, и поступить с ними в соответствии с предыдущим пунктом, чтобы они не болтались на вашем столе следующие полгода.
Не захламляйте рабочее место
Не нужно собирать все вновь поступающие документы и хранить их на столе «насыпом», лучше разбирать их сразу же, по мере поступления. Когда документы бессистемно валяются на столе, какой-то из них легко потерять или забыть. Сортируйте поступающие к вам документы сразу же, как и входящие письма, приходящие на электронную почту.
Современные технологии
Используя органайзеры онлайн, вы будете иметь доступ к адресной книге, календарю, списку предстоящих дел и запланированных мероприятий с любого гаджета, и вам не придется сожалеть о потерянной записке или забытой в офисе записной книжке. В отличие от бумажных носителей, современные гаджеты помогут вам не забыть о предстоящих событиях, своевременно отправляя напоминания.