Александр ГОРБАЧЕВ, генеральный директор
Consulting Group Time-M, бизнес-консультант
Любой человек может легко и просто повысить точность своих «внутренних часов». Требуется чуть-чуть усилий и некоторое время, как,
впрочем, и в тренировке любого иного навыка. Добавьте к этому
капельку здравого смысла и немного смелости в принятии решений — и вы сможете сполна порадовать себя и окружающих результатами использования этого хитрого механизма.
Что такое чувство времени? Это внутренний голос, способный дать ответы на вопросы
следующего плана: «Сколько времени займет
подготовка отчета о выполненном проекте?»,
«Сколько ехать от дома до офиса?», «Который
сейчас час?». Собственно, для многих этот голос
известен под термином «внутренние часы».
Вот как иллюстрирует эту способность человеческого организма известный изобретатель
Г.С. Альтшуллер: «…я просто чувствую движение
времени, выработалось такое качество. Знаю,
сколько "стоит" та или иная работа. Чувствую
полезную загруженность времени, и если она
мала — это воспринимается как состояние
физического дискомфорта…» Чувство времени — физическое ощущение его движения. Восприятие телом, а не умом. И это очень важно.
Потому что телесное восприятие — функция, не
требующая вмешательства сознания. Следовательно, оно дает нам возможность разгрузить
мозг для любой другой деятельности. Важное
отличие — чувствовать время, а не считать
(прикидывать) в голове, сколько займет та или
иная работа. Многие заменяют чувство времени сознательным расчетом. Раскладывают
цепь событий на звенья и фиксируют длительность каждого звена. Далее суммируют — и
получают продолжительность события. Этот
подход умозрительный, а чувствовать время
можно только телом, практически на рефлекторном уровне.
Чувство времени есть у любого нормального человека. Отличия лишь в точности
определения времени. Свои внутренние часы
мы вырабатывали с детства. Именно в детстве день казался длинным и время тянулось.
Именно тогда наше чувство времени было
латентным и давало большие погрешности.
Взрослея, мы уже четко знали, что урок длится
45 минут, перемена — 10 минут, дорога от школы домой — 15 минут. И сейчас каждый из нас
может сказать, сколько времени займет то или
иное событие, особенно если оно происходило
многократно. Будь то домашние дела, различного рода рабочая рутина, время на дорогу от
дома до работы и прочее.
Чувство времени есть у каждого из нас. Только у одних оно работает с точностью до минуты,
а у других разлажено, плюс-минус полчаса —
это норма жизни. К чему приводит такая разлаженность внутренних часов, мы рассмотрим
чуть позже.
Зачем нужно чувство времени?
Чувство времени имеет огромное значение
для успешной работы и вообще жизни человека. Посмотрим, где конкретно применимо оно,
какое положение занимает по отношению к
другим компонентам управления временем.
Первое важное значение чувства времени —
для планирования деятельности. Многие из нас
составляют план на день, но только единицам
удается сделать все так, как задумано. И дело не
в том, что мы не умеем планировать. Мы расписываем задачи на день, отмечаем длительность
каждой задачи, расставляем приоритеты. И все
же выполнение планов срывается. Почему?
Что вы говорите себе, когда, запланировав на
поиск в Интернете 60 минут, реально потратили 180? «Слабый канал…», «Ну, Интернет такое
дело, затягивает…», «Меня отвлекали…». Вы
можете привести массу причин. И только одно
следствие — ваш план не выполнен. А значит —
он не был реален еще на стадии составления.
Если вы хорошо владеете чувством времени,
то имеете гораздо больше шансов точно планировать свой день. Потому что погрешность
ваших внутренних часов мала. Но даже малые
погрешности, как известно, складываются.
И чем больше у вас дел, чем больше этапов вы
неверно оценили с точки зрения их продолжительности — тем дальше ваш общий план от
реальности и ближе к срыву. Во время реализации все пойдет не так, как хотелось. «Хотели
как лучше, а получилось как всегда!» И как ни
огорчительно это констатировать, но никто,
кроме вас, в невыполнении нереального плана не виноват. На работе засиделись, опоздали
домой к ужину, пропустили общение с детьми…
Желаем ли мы, чтобы наши планы и дальше
не имели ничего общего с реальностью? Если
ответ отрицательный — продолжим.
Показательным является следующий пример
с Виталием. Данный диалог произошел после
недельного тренинга на развитие чувства времени.
«Вчера своей девушке рассказывал:
— Ну вот, столько-то времени нужно проехать, потом по своим делам — столько и столько. В итоге вернусь во столько-то.
Она делает круглые глаза:
— Еще неделю назад ты бы сказал все то же самое, только время назвал в два раза меньшее — в итоге бы опоздал.
И с удивлением на меня смотрит».
Виталий — человек, хорошо знакомый с
навыками планирования, так как по роду
деятельности является руководителем подразделения. Единственное, что мешало ему раньше
строить реальные планы, — слабое чувство времени. Как только он его наработал — ситуация
в корне изменилась, что видно из примера.
Следующая область использования чувства
времени — это управление собой во время
работы. К примеру, вы запланировали подготовиться к переговорам за 60 минут. Спустя
30 минут подготовки вы понимаете, что проделано только 10% работы.
И тут внутренние часики забьют тревогу:
«С такой скоростью нам работать никак не
меньше 270 минут!», а у вас переговоры начнутся через 30. Многих наверняка такая ситуация
будет нервировать. «Сам знаю, что не успеваю,
а еще ты тут бубнишь!..» Зачем вы нервничаете?
Чтобы сорвать подготовку? Или нервозность
подстегивает работоспособность? Весьма и
весьма сомнительно. Некоторые говорят, что
чувство времени им мешает. И это действительно верно. Как может не мешать звенящий рано
утром будильник? Мешает, еще как. И что вы
делаете? Нервничаете по этому поводу, ворочаетесь с боку на бок, выключаете его или даже
швыряете в него подушкой? Или просыпаетесь,
встаете и идете по делам? Так же нужно поступать и с чувством времени. В данной ситуации
оно — «звенящий будильник».
Достаточно лишь принять решение о том, как
поступить в данной ситуации, и вы выключите
свой «будильник». Можете дать себе дополнительное время на подготовку к переговорам,
скорректировав планы на день, либо перенести переговоры, если это возможно (поставить
будильник на другое время и поспать еще).
А можно выбрать наиболее важное и успеть
уложиться в оставшиеся 30 минут (выключить
и встать).
Таким образом, чувство времени помогает
вам выработать реалистичный взгляд на свою
деятельность и на требуемое для нее время.
И как следствие этой реалистичности — помогает сделать вовремя большинство задуманных
дел. Именно помогает, а не решает за вас. Оно
лишь дает информацию для принятия решения.
Решение нужно принять лично вам.
Третья область применения чувства времени — контроль стресса. Что такое стресс? Это
эмоциональная нагрузка на психику, которую
человек испытывает в результате неблагоприятных внешних воздействий либо под влиянием
собственных комплексов. Какая связь с чувством времени? Предположим, вы берете на
себя ряд задач на ближайший месяц. Если объем работ посильный — вы работаете и радуетесь жизни. Если нет — вы в цейтноте! Работы
невпроворот, вы не справляетесь. В результате опасения, что работа не будет выполнена
в срок, возникает стресс. Так зачем мы берем
на себя непосильную ношу? Причин множество.
Исключим те ситуации, когда начальство поручает массу дел и вы делаете их для своей карьеры. Когда вы хотите быть постоянно занятым,
чтобы ни о чем не думать. Или любите показать
всем окружающим, какой вы занятой человек.
В итоге останутся люди, которые хотели бы
справляться с работой вовремя, готовые сказать «нет» чрезмерной нагрузке, но все же —
работающие сверх нормы. Их проблема —
в неточном определении критического объема
работы, сверх которого наступает стресс.
Как определить, справятся они с таким объемом работ или нет? «В прошлом месяце взял
три проекта — все успел, даже время осталось.
В этом взял четыре — работаю без выходных,
весь на нервах». Как говорил Жванецкий, «как
объяснить иностранцу, что русской душе одна
бутылка водки — мало, две — нормально, три —
много, а четыре снова мало?» Ответ кроется в
точности настройки чувства времени. Развито
оно, настроено точно — при определении объема работы вы можете твердо знать, где начинается та черта, за которой труд превращается
в самоистязание. Имея такую информацию,
можно уже вполне реально планировать. «Возьму четыре проекта — буду неделю в стрессе,
возьму три — будет пара дней незагруженных».
Вам принимать решение, и для этого есть главное — точная информация, где именно для вас
лично расположена критическая точка начала стресса. Вторая составляющая в принятии
решения — ваша смелость. Но это отдельный
разговор, выходящий за рамки данной статьи.
Роль чувства времени в контроле стресса
в этом и заключается: вы всегда можете следить за уровнем рабочей нагрузки и принимать
решения, как изменить ситуацию, если вышли
за свой deadline. Главное — не наблюдать за
собой со стороны, а управлять делами таким
образом, чтобы ватерлиния вашего спокойствия была видна над кипучей водой деловой
активности.
Методы развития чувства времени
Итак, мы убедились, что чувство времени —
важная составляющая повседневности. Но вот
вопрос: важная-то она важная, а как мне эту
составляющую заставить работать на себя?
Есть ли упражнения, методики, позволяющие
повысить точность моих внутренних часов?
Упражнения не только есть — они просты в
исполнении и довольно быстро приносят реальные результаты.
Рассмотрим имеющиеся в нашем арсенале и
доступные каждому способы развития чувства
времени.
Самое простое упражнение — калибровка.
Выполняется следующим образом. Перед началом события смотрим на часы и говорим себе:
«Я выполню его за N минут». При этом помните,
что закладывать час на десятиминутное дело —
заведомо обманывать самого себя. Все-таки
мы же для себя стараемся, верно? Назначайте
реальные сроки для выполнения!
Выполняем дело, снова смотрим на часы.
Сверяем запланированное время с реально
потраченным. Оцениваем, насколько наше
предсказание отличается от реальности. Если в
60-минутном деле вы ошиблись на три и менее
минуты — у вас хорошее чувство времени,
развивать особо нечего, но не забывайте, что
навыки без тренинга притупляются. Если ошибка составила пять и более минут, то степень развития чувства времени оставляет желать лучшего. Пять минут погрешности при часе работы — 12% вашего временного капитала. Позволительна ли такая роскошь? Соответственно,
чем дальше вы вылезли за 5 минут — тем ниже
точность ваших внутренних часов.
Это упражнение можно практиковать в любое
время в любом месте. Для этого нужны только
две вещи: часы и какое-либо занятие. Первые результаты калибровки появляются уже
на 3—4-й день. Самое большое достоинство
упражнения — свободная форма выполнения:
не нужно ничего писать и главное, что нужно
запомнить, — это расхождение предполагаемого и реально потраченного времени. А далее
ваша задача — отслеживать изменение этого
показателя: растет он, понижается или стоит
на месте. А может, скачет — то маленький, то
большой? Все это дает вам понимание того, где
именно кроются ресурсы вашего управления
временем.
Следующее упражнение, занимающее, кстати, первое место по эффективности, — хронометраж. Что это такое? Вы берете бланк, на
котором разлинована таблица из нескольких
полей: время начала, время окончания, дело.
Далее в течение дня заносите туда все, что
делаете. Фиксируете время начала — окончания и кратко — название дела.
К примеру:
Для чего мы фиксируем это на бумаге? Ведь
это можно и в голове держать? Однако согласитесь, что вряд ли вы вспомните с точностью до
минуты, что делали на протяжении позавчерашнего дня. А неделю назад? Более того, вынося
данные на бумагу, мы разгружаем нашу память.
Ей совершенно нет нужды хранить все эти записи. Пусть этим займется бумага. Наша цель —
выработать чувство времени, а не запоминать,
что и когда мы делали. И самое главное — сам
процесс записи переводит фокус нашего внимания на время, что нам и нужно. Чем чаще
мы это будем делать, тем быстрее наработаем
отличное чувство времени. Суть хронометража
для выработки чувства времени — это момент
фиксации нашего внимания на времени, а процесс записи в бланк позволяет держать наше
внимание в нужном русле. Именно поэтому
важно делать это письменно, включая идеомоторную реакцию организма.
В двух словах, как это выполнять проще. Фиксировать виды деятельности лучше символамисокращениями. Обычно на второй-третий день
уже есть пять — семь часто используемых значков. Такой вариант стенографической записи
позволяет сократить затраты на хронометраж
до 5—7 минут в день.
Основное правило применения хронометража впервые — не переборщить. Как мышцы нужно нагружать постепенно и регулярно,
так и здесь следует знать меру. Начать нужно
с двух-трех дней хронометража в неделю. Сделать недельный перерыв. Провести хронометраж пяти рабочих дней. Снова неделя отдыха.
И потом две недели непрерывного хронометража. После такой последовательной подготовки
ваш мозг готов к настоящим нагрузкам. Хотя к тому времени многие уже наверняка получат
ожидаемый результат. И на первое время этого
может быть достаточно.
Отметим, что хронометраж дает большой
качественный скачок в точности наших внутренних часов. Уже на первой-второй неделе человек реально изменяет политику своего расхода
времени, начинает чувствовать его движение.
Результаты хронометража следующие. За
4—6 недель человек нарабатывает 80% точности своих часов. Этого вполне достаточно, чтобы
получать хорошие результаты в планировании.
Следует заметить, что человеку, чья жизнь была
и до занятий жестко регламентирована, может
потребоваться всего 1—2 недели. А людям
творческим, кто на часы никогда не обращал
внимания, и 8 недель окажется недостаточно.
Однако для успешного управления собой
во время работы следует уделить хронометражу еще 4—6 недель и довести точность до
90—95%. Вот этого будет более чем достаточно.
Напоминаем, что чувство времени, как и мышцы, нужно держать в тонусе. Для этого минимум
две недели в год следует вести хронометраж.
Ведь любые часы разлаживаются в процессе
работы и требуют «сверки с курантами». Двухнедельный хронометраж — вполне достаточная
профилактика, дабы «смазать механизм» ваших
внутренних часов на год вперед да подвести
стрелки.
Следует отметить, что любая деятельность,
предусматривающая жесткий регламент (космические технологии, ракетные войска, спорт),
хорошо тренирует чувство времени. Не удивительно, что среди успешных менеджеров немало людей, вышедших из армии. Регулярная дисциплина развивает массу навыков, и среди них чувство времени. Что для вас значит минута?
Это много? Что вы успеете за одну минуту? Для
спринтера, бегущего стометровку, каждая сотая
доля секунды важна! Потому что от этого зависит победа. Поэтому в процессе тренировок он
учится чувствовать каждую секунду. Хороший
бегун может в девяти случаях из десяти точно
сказать, за сколько пробежал ту или иную дистанцию. Он ее чувствует.
Как видим, спортивные достижения — также отличная школа успешного менеджера.
Почему? Потому что чувство времени — неотъемлемая часть успеха в работе управленца.
Это основной элемент системы, без которого
невозможно продвижение наверх. Например,
автомобиль может ехать без фар, без сидений,
без спидометра и т. д. Без покрышек тоже может
(ну, не так быстро, конечно!). А вот без двигателя — нет. Без колес — тоже, и ряда других деталей. Чувство времени — именно такая деталь,
без которой регулярный успех невозможен.
Случайно можно добиться успеха без многого.
А регулярно показывать хорошие результаты,
особенно результаты финансовые, можно только с развитым чувством времени.
Искажение восприятия времени
И в завершение разговора о чувстве времени затронем искажение его восприятия.
Что это такое? Когда одно и то же событие воспринимается нами как длящееся во времени
с разной скоростью. К примеру, два события
длительностью 30 минут могут восприниматься
совершенно по-разному. Интересная лекция
пролетает незаметно, а скучное совещание
воспринимается как бесконечная зубная боль.
Хотя на самом деле и то и другое мероприятия
длились одинаковое время, наши внутренние
часы отсчитывали их по-разному. Почему так
происходит?
Наше сознание может находиться в разных
состояниях. В каждом состоянии время воспринимается особо. И самое главное — есть
контраст между восприятием времени, когда
мы эмоционально возбуждены (положительно
либо отрицательно), сосредоточенно работаем,
спим или погружены в размышления.
Хорошо известен следующий феномен. Если
человек находился в трансе около часа и после
выхода его спросить, сколько прошло времени,
то ответ расположен в интервале 5—10 минут.
Разница в десятки раз — цифра серьезная.
Теперь представьте, что при планировании вы
не учли состояние сознания, в котором будете находиться. Вполне реальна следующая
ситуация. Собираетесь на вечеринку, ориентируетесь пробыть там три часа. У вас отличное
чувство времени, и вы решаете что без проблем почувствуете, когда пора уходить. Появляетесь на вечеринке. Она идет на редкость
весело, интересно — время летит незаметно.
И ваши внутренние часы подают первые признаки тревоги не то что через три, а через все
шесть часов. Хорошо, если после таких провалов не запланировано никаких мероприятий,
а следующий день — выходной. А если иначе?
Знай вы, как искажается чувство времени, могли бы выделить на вечеринку больше времени
изначально либо найти способ напомнить себе
и покинуть ее вовремя. К примеру, поставить
таймер.
Ситуация с переговорами. Если они идут интересно и интенсивно, времени никто не замечает. В результате рушатся ранее составленные
планы либо, что еще хуже, вы не успеваете обсудить в процессе переговоров важные пункты и
прийти к согласию. В итоге требуется назначить
дополнительную встречу, а это расход времени,
изменение планов. Одним словом, потери.
То же происходит со временем в дороге. Монотонный гул мотора, мелькание машин и светофоров, вы погружены в пространство движения, и
восприятие времени меняется. Час может стать
пятнадцатью минутами, а пятнадцать минут —
часом. Ведь бывает такое? Здесь очень важно
прикидывать дорогу не на глазок, а замерять ее
(используйте калибровку). Тогда и расход времени на дорогу будет точный, и опозданий меньше.
Чувство времени — очень важная часть
управления собственной жизнью. Начните его
развивать, приложите немного усилий — и
довольно скоро получите приличный результат.
Согласитесь, лучшее, что мотивирует в работе, — это положительные результаты наших усилий. Тем более, если эти результаты адекватны
затратам.
Людмила ВОЗВАХОВА, бизнес-тренер, эксперт
компании Consulting Group Time-M
ТРИ РЕКОМЕНДАЦИИ БИЗНЕС-ЛЕДИ: КАК УСПЕТЬ БОЛЬШЕ ЗА 24 ЧАСА?
Большинство бизнес-леди живут в сумасшедшем ритме, им надо успеть везде — и в офисной
жизни, и в домашних делах. Нам приходится
быть мегаактивными, иначе мы перестанем
быть успешными, яркими и интересными.
Современные деловые женщины стрессоустойчивы и работоспособны и привыкли справляться со всеми трудностями, связанными со
столь напряженным графиком, однако всему
есть предел. Поэтому каждой из нас не будет
лишним освоить несколько инструментов таймменеджмента.
Несколько лет назад мне помогли три рекомендации, и я стала успевать делать больше
за 24 часа в сутки. Затем интерес к таймменеджменту стал моей профессией. Сейчас я
хотела бы поделиться своим первым опытом с
другими деловыми женщинами.
Начиналось все с аврала. Я работала по
11—12 часов в день. И в один прекрасный
момент поняла, что скоро взорвусь. Предотвратил кризис один из проектов по управлению
временем, который я случайно нашла в Интернете. Сначала я не поверила в эффективность
тайм-менеджмента, но все же рискнула. Как
оказалось, уже через месяц риск был оправдан. Я получила знания и умения, которые очень
быстро перешли в навыки и начали экономить
мое драгоценное время.
Первое, что мне очень помогло, — это метод
слепой печати (я получила его после прохождения специальной программы). Этот инструмент
нужен не только для того, чтобы быстро набирать текст, но и, что немаловажно, беречь свое
зрение. Самое интересное, что слепая печать
открывает уникальные возможности нашего
мозга. Когда мы пользуемся им, мозг «дает
команды рукам», а сознание освобождается
для мыслей. Вы думаете и рассуждаете, а пальцы уже набирают ваши мысли и оперативно их
корректируют.
Моя вторая «палочка-выручалочка» — навыки правильного формулирования целей. Допустим, я так ставлю себе цель: «Изучить технический английский». Эта формулировка слишком
размыта. В ней не указано, ни в какой срок я
планирую достичь цели, ни какой уровень иностранного языка мне нужен.
Для того чтобы цель была действительно
целью с реально достижимым результатом,
она должна содержать четыре параметра:
конкретность, измеримость, реальность, дату.
«Правильная» формулировка моей цели должна выглядеть так: «Я хочу изучить технический английский язык к 28 ноября 2008 года,
достигнув уровня свободного перевода специализированной литературы». Цель поставлена
конкретно, мой результат можно измерить: я
смогу свободно переводить специализированную литературу. Достичь ее для меня реально,
так как я обладаю свободным разговорным
английским и знакома со многими техническими терминами. Установлена и дата реализации.
Попробуйте сделать то же самое со своими целями. Скорректируйте очередную цель в
отношении четырех параметров, и она готова.
Обязательно зафиксируйте свою формулировку
на бумаге или в электронном документе, чтобы
можно было себя проверить и контролировать.
Увы, всем нам свойственно откладывать важные дела «на потом» и прощать себе подобное
легкомыслие. В результате дело так и остается
несделанным. Если у вас перед глазами будет реальное напоминание о том, чего вы хотите
достигнуть, шансы отложить решение неотложной задачи на мифическое «завтра» существенно уменьшатся.
Третий навык — это умение выделять приоритеты. Целей может быть много, а вот что
делать в первую очередь, порой сомневаешься, так как главным кажется все. Пример конфликтных целей был недавно у одного из моих
партнеров. Согласно своим годовым планам,
компания N была ориентирована на развитие нового перспективного направления,
дедлайн был намечен на конец года. Однако
Светлана, менеджер, ответственный за этот
проект, не была в отпуске два года, что на
фоне интенсивной работы стало сказываться
на ее работоспособности и здоровье. Светлана постоянно говорила себе: «Еще чуть-чуть,
сейчас доделаю дело, а потом уж отдохну!» Но
«чуть-чуть» все откладывалось, и моя знакомая
продолжала работать в напряженном ритме.
И однажды перед Светланой остро встала проблема выбора — короткий отпуск или интенсивная работа без отдыха. Мы посчитали,
сколько времени Светлана затратит на реализацию задачи при тех силах, которыми обладает сейчас, и тех возможностях, которые у
нее появятся после периода восстановления.
Оказалось, что, сделав инвестицию в себя в
форме двухнедельного отпуска, она сможет
делать работу на 30% быстрее, чем на момент
нашего с ней разговора. Конечно, Светлана к
концу года достигла бы поставленной цели и
без отдыха, только вот после этого ей бы пришлось «приходить в себя» гораздо больше двух
недель. Ни она, ни ее компания от этого бы не
выиграли.